Cuánto cuesta una excursión escolar por alumno, partida por partida
Cómo se compone el precio de una salida escolar: actividad, transporte, comida y seguro. Qué debería estar incluido y qué preguntas hacer antes de comparar.
«¿Cuánto cuesta?» es la primera pregunta y casi nunca tiene una respuesta útil, porque el precio de una salida escolar no es un número: son cuatro partidas que se comportan de forma distinta.
Las cuatro partidas
1. Actividad. Va por alumno y es la única que escala de forma lineal: el doble de niños, el doble de coste. Debería incluir instalaciones, monitores, materiales y seguro de responsabilidad civil. Si alguna de esas cuatro se factura aparte, no estás comparando lo mismo.
2. Transporte. No va por alumno, va por vehículo, kilómetros y horas. Es la partida más volátil y la que decide el presupuesto final. Está explicada en detalle aquí.
3. Comida. Depende del formato. Lo más habitual y lo más barato es que el alumnado traiga almuerzo y comida de casa; lo que hay que asegurar entonces es que haya espacio con sombra donde comer con dignidad.
4. Gratuidades. Casi todas las empresas ofrecen una o varias plazas gratuitas para el profesorado acompañante. Preguntadlo, porque no siempre se dice de oficio.
Qué debería estar incluido siempre
- Uso de todas las instalaciones, no solo las de la actividad contratada.
- Monitores titulados, con la ratio por escrito.
- Materiales de las actividades elegidas.
- Seguro de responsabilidad civil.
Eso es lo que incluye nuestro precio por alumno, sin extras. El transporte lo presupuesta la empresa de autocares, aunque os echamos una mano para cuadrarlo.
Las tres preguntas que revelan el precio real
«¿Qué NO está incluido?» Más útil que preguntar qué sí. Las sorpresas viven ahí.
«¿El precio cambia según el número de alumnos?» Casi siempre sí, y casi siempre hay un mínimo de grupo. Conviene saberlo antes de ilusionarse con una cifra.
«¿Qué pasa si el día antes se caen cinco niños?» Un enfermo, dos que no traen la autorización. Debería haber un margen razonable sin penalización.
Cómo lo pagan las familias sin que se quede nadie fuera
Dos prácticas que funcionan y que vemos en bastantes centros:
Cobrar sobre el mínimo garantizado. Se calcula el precio por alumno con el número mínimo que el centro se compromete a llevar. Si al final van más, sobra dinero para el fondo del AMPA; si van menos, no hay que pedir un suplemento a última hora.
Repartir el curso en dos salidas pequeñas en vez de una grande. Sale más barato por alumno y llega más gente. Es especialmente útil en centros donde el viaje de fin de curso se ha ido de precio, cosa que trato en esta entrada.
Si nos decís cursos, número aproximado, fecha y si es de mañana o de mañana y tarde, os pasamos el precio por alumno cerrado, con todo dentro y sin letra pequeña.