Cómo organizar la excursión paso a paso
Guía para el equipo docente: cuándo empezar, qué autorizaciones hacen falta, cómo cuadrar el autobús y qué preguntar antes de cerrar la fecha.
Organizar la salida es de esas tareas que parecen sencillas hasta que te toca a ti. Este es el orden en el que nosotros lo vemos funcionar en los colegios con los que trabajamos, y los puntos donde se atasca casi siempre.
Reservar cuanto antes la fecha
La fecha es la decisión de la que cuelga todo lo demás, y es la que menos margen tiene. En mayo, que es cuando salen casi todos los centros educativos de la provincia, se terminan pronto las fechas y con ellas la disponibilidad de autobuses.
Antes de llamar a nadie, conviene tener claras tres cosas:
- Cuántos alumnos van, con un margen razonable arriba y abajo.
- Qué cursos, porque de eso depende el programa entero.
- Si es solo de mañana o de mañana y tarde, que cambia el precio, el transporte y la comida.
- Qué actividades os interesan.
Con eso ya se puede pedir presupuesto en condiciones. Sin eso, cualquier presupuesto que te demos será orientativo.
Dos meses antes: autorizaciones y familias
La circular a las familias es el punto que más retrasos provoca, y casi nunca por el contenido: es por los plazos de devolución. Merece la pena poner una fecha límite realista y una segunda de cortesía, y contar con que un diez por ciento largo la va a entregar el último día.
En la autorización conviene que aparezca, además de lo evidente:
- Hora y lugar exactos de salida y de regreso.
- Si hace falta llevar almuerzo, comida o ambos.
- Alergias, intolerancias y medicación.
- Autorización de imagen, separada de la de la actividad.
- Un teléfono de contacto de la familia para ese día.
Tenemos una carta informativa con enlaces de las actividades, que suele ayudar mucho a que las familias se animen. La carta transmite confianza por la información de la instalación donde se va (cerrada, privada, con monitores especializados…), así como fomenta la participación ya que muestra las actividades a realizar.
El transporte, cerrado cuanto antes
El autobús es la partida que más se dispara y la que más pronto se agota. Dos apuntes que ahorran disgustos:
Pide siempre el presupuesto con el número de plazas cerrado, porque el salto de un autobús de 55 a dos autobuses puede duplicar el coste por alumno y suele decidirse por tres o cuatro niños de diferencia.
Y confirma que el punto de llegada tiene sitio para maniobrar y descargar. Nosotros tenemos acceso y aparcamiento propio, así que este punto no da problemas, pero no todos los destinos lo tienen resuelto y es la clase de detalle que se descubre el mismo día. Si necesitáis ayuda para cuadrarlo, os echamos una mano.
Nosotros tenemos acuerdos con empresas de autobuses que trabajan habitualmente con nosotros, por si necesitáis que os echemos una mano en la contratación.
Llegar con los grupos establecidos
El día anterior de la visita, o un poco antes, organizamos la jornada y dividimos los grupos si es necesario (normalmente en excursiones de más de 80 alumnos). Si es conveniente os pediremos opinión en esa división, ya que el equipo docente conoce a los alumnos, y todo irá más rodado.
Es conveniente avisar de cualquier necesidad específica: un alumno con movilidad reducida, uno que necesita medicación a una hora concreta, otro que no puede mojarse, etc. Con margen se resuelve todo; el mismo día, casi nunca del todo.
Qué preguntar antes de cerrar
Cinco preguntas que separan una excursión escolar bien montada de una que sale regular:
- ¿Qué ratio de monitores hay por grupo, qué titulación tienen y cuánta experiencia tienen?
- ¿Está incluido el seguro de responsabilidad civil?
- ¿Qué pasa si llueve? Debería haber alternativa cubierta o cambio de fecha sin coste.
- ¿Se puede visitar antes? Si la respuesta es que no, desconfía.
- ¿Qué está incluido en el precio por alumno y qué no?
Nosotros respondemos a las cinco en la página de preguntas frecuentes, y a la cuarta con un sí rotundo: venid a verlo, es la mejor forma de decidir.
El día
Poco que añadir si lo anterior está hecho. Llegada sobre las 9:50, reparto de grupos, y a partir de ahí la jornada rueda sola. Podéis ver los horarios completos, con las combinaciones de dos, tres y cuatro actividades, para haceros una idea de cómo queda la mañana.